Praat jij over je collega, of met je collega?

Over feedback geven…

Ieder kantoor kent ze, jij misschien ook:  de collega die steevast te laat komt, mensen met een slechte adem, de collega die vaak zeurt dat dingen niet goed gaan maar niet bereid is er zelf iets aan te doen, of ander collega-gerelateerd-kantoor-ongemak.  Ergernissen komen overal voor waar mensen langdurig bij elkaar zijn. Dus ook op kantoor. Vaak worden deze ergernissen met collega’s besproken, maar niet met de betreffende collega zelf….  

Hoe komt het toch dat het zo lastig is om te bespreken?

 

Een reden kan zijn dat je de ander niet wilt kwetsen, of dat je eigenlijk niet durft, en dat je daarom vindt dat het de taak is van je leidinggevende om dergelijke zaken te bespreken. Er worden soms grappen over gemaakt: “we proberen het met humor op te lossen….”. 

En als niemand het eigenhandig aandurft wordt er soms besloten  dat iemand namens het team het woord zal voeren…  “we hebben het erover gehad en we vinden dat je moet weten dat…..”

Meestal hebben deze strategieën niet het gewenste effect en als het tegenzit voelt je collega zich nog gekwetst ook. Ik ben ervan overtuigd dat deze zaken bespreekbaar te maken zijn en dat het ook het meest respectvol en collegiaal is om het WEL te bespreken. 

Wordt het daarmee een minder lastig gesprek? Nee.
Zo’n gesprek is soms ook eng, kwetsbaar, lastig……  en het is ook mogelijk. 

Wat is ervoor nodig om hiervan een goed gesprek te maken?

Je kiest een handig moment, bv  als je met z’n tweeën bent en de ergernis op dat moment speelt. Ook helpt het als je oprecht contact maakt en als je in de ik-vorm spreekt:

 “Ik vind het lastig om dit te zeggen, maar ik merk dat je adem niet fris ruikt. Ik kan daardoor niet goed naar je verhaal luisteren. Het leidt me af en dat vind ik jammer, want we werken samen aan…”  

Bij dit soort gesprekken geldt:  

1.  Door  in te gaan op de feiten of het gedrag, vertel je wat jou hindert.
   “ik merk dat je adem niet fris ruikt”
2. Door te beschrijven wat het effect op jou is.
   “Ik kan daardoor niet goed naar je verhaal luisteren…”
3. Door het gevolg te beschrijven maak je duidelijk hoe het impact heeft op jullie werk.
   “… het leidt me af en dat vind ik jammer, want we werken samen aan….”
4. En ook: Geef geen ongevraagde oplossingen (zoals zogenaamd nonchalant een pepermuntje).

Als de persoon zich realiseert wat er aan de hand is, voelt hij zich misschien wel ongemakkelijk….
En vindt hij vaak wel een oplossing. Als hij er niet uitkomt, vraagt hij misschien wel om advies. Dan kun je meedenken in oplossingen. 

Ik ben ervan overtuigd dat het bespreken van ergernissen helpt om respectvol met elkaar om te gaan. Dat het samen in gesprek gaan helpt om als team goed te kunnen werken en het ondertussen prettig te hebben met elkaar. Dat helpt om gezond en met plezier te kunnen werken. 

Over wie praat jij wel eens, met wie je eigenlijk in gesprek zou moeten gaan?

Met mijn blogs wil ik tips delen die jou Rust en Resultaat kunnen brengen in je gesprekken, zodat jij je zakelijke gesprekken beter, effectiever, en doelgerichter kunt voeren.  Wil je hulp om je gesprekken meer zelfverzekerd te voeren?  Dat kan! Bijvoorbeeld in een individuele 1 op 2 training van 2 uur met mij en een ervaren actrice.. Maak nader kennis en meld je aan op  www.JvtS.nl  Of bel me op 06-41 52 78 35        Een hartelijke groet van Jacqueline!

7 redenen om elkaar persoonlijk te ontmoeten

In het afgelopen jaar heb ik geëxperimenteerd met diverse digitale manieren van werken en  overleg. Ik had weliswaar een smartphone, maar verder dan internet, mail, telefoon en LinkedIn ging mijn digitale gebruik niet. 

Met een glimlach dacht ik laatst terug aan een vriendin, die ‘early adaptor’ was van SMS, die me jaren geleden vreselijk irriteerde omdat zij beweerde dat SMS ook voor mij op den duur een deel van het telefoonverkeer ging vervangen, omdat het snel en handig was. Ik ging vol op de rem bij deze overbodige nieuwerwetsigheid die zij mij probeerde aan te smeren!   
Een beetje zoals in dit filmpje hoe men in 1999 aankeek tegen het nut van de mobiele telefoon ;-)

Dit jaar vond ik het tijd mezelf de eenentwintigste eeuw in te lanceren en ben ik aan het experimenteren gegaan:  Telefacing, Google hangout, Skype, Twitter, Pinterest, Hootsuite.  Ik heb een filmpje opgenomen en op mijn website gezet, heb webinars gevolgd en zelf mijn eerste webinar gegeven!  

Ik had een heleboel leuke en interessante ervaringen en ook had ik regelmatig last van TRA, Technology Related Anger: als de technologie niet werkte zoals het bedoeld was, of ik niet snel genoeg naar mijn zin snapte wat ik aan het doen was…..

Ik gaf mijn geboortejaar altijd de schuld dat ik nogal hecht aan ‘ouderwets’ persoonlijk contact, maar tot mijn stomme verbazing vond ik deze cijfers (Infographic http://bit.ly/1C60gQ8):

• 80% van de Millennials (geboren tussen 1980 en 2000) blijkt erg  te hechten aan persoonlijke ontmoetingen, tegenover 78% van de Generatie X-ers (geboren tussen 1960-1980)!
• 87% van de werkende professionals is ervan overtuigd dat persoonlijke ontmoetingen noodzakelijk zijn om een zakelijke deal te sluiten
• 95% van de werkende professionals gelooft dat persoonlijke ontmoetingen vruchtbaar zijn voor het onderhouden van succesvolle zakelijke relaties
• Toch spendeert 47% van ondernemers er minder tijd aan dan 5 jaar geleden
• Ook zegt 47% dat ze een contract of klant zijn kwijtgeraakt omdat ze te weinig persoonlijk contact hadden. …

Ik ben er inmiddels van overtuigd dat digitale manieren van communicatie een prachtige aanvulling zijn. Het persoonlijke gesprek zal er nooit overbodig door worden, niet privé, en niet op het werk. Waarom niet? Omdat sommige informatie verloren gaat via technologie en omdat we voldoende vertrouwen willen hebben in de ander voordat we met elkaar in zee gaan. 

Voor het opbouwen van vertrouwen is communicatie nodig, en communicatie verloopt via veel meer kanalen dan woorden. Onze lijfelijke aanwezigheid speelt daarin een grote rol. Die doet maar voor een deel mee als we via digitale media communiceren:

1. Elkaars emoties peilen gaat vaak via lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen en die zijn vaak op virtuele bijeenkomsten niet te zien.
2. Mensen toetsen hoe hun ideeën worden ontvangen o.a. door de snelheid waarmee anderen reageren op hun ideeën. Door technische vertragingen gaat een deel van deze informatie verloren.
3. Tijdens persoonlijke bijeenkomsten worden pauzes en onderonsjes vaak gebruikt om meningen te vormen en beslissingen te nemen.  Dat gaat niet bij virtuele bijeenkomsten (sterker nog: gemiddeld 60% van de deelnemers aan virtuele meetings doet onderwijl iets anders  - mail, googelen, agenda bijwerken - tenzij directe interactie van ze gevraagd wordt).
4. Humor en andere interpersoonlijke interactie kan tijdens virtuele vergaderingen nauwelijks, terwijl die nodig zijn voor het opbouwen van vertrouwen en samenwerking.
5. Onderzoek toont aan dat mensen het nodig vinden om iemand persoonlijk mee te maken om een oordeel te vormen over elkaars capaciteiten en vaardigheden.
6. Dit zijn overigens ook de dingen die contact met andere mensen leuk maken 
7. Hierdoor voel je je meestal onderdeel van een groter geheel…

En sommige dingen kunnen simpelweg niet vervangen worden door technologie:
Aan een handdruk kun je ‘voelen’ wie iemand is en wat jouw reactie is op de persoon. Bovendien stimuleert een handdruk het beloningscentrum van je hersenen, waardoor je allebei meer voor elkaar open kunt staan. Bij fysieke aanwezigheid kun je sociale nuances beter interpreteren. Bovendien kunnen beide personen zich bij persoonlijke ontmoetingen beter  kenbaar maken en is de kans op een positieve impressie groter.  Lichaamstaal kan maar voor een deel worden overgebracht via digitale middelen, omdat je de ander niet in zijn geheel ziet. Iemands aanwezigheid voelen is onderdeel van je waarneming, bewust of niet en daarvoor moet je toch lijfelijk bij elkaar zijn. 

Kortom: het is zo actueel als wat om elkaar óók persoonlijk te blijven ontmoeten!
Ieder communicatie medium heeft zijn eigen waarde. De kracht zit ‘m in de combinatie van kanalen. Kies het medium dat past bij het doel dat je voor ogen hebt. Soms is dat digitaal, soms is dat fysiek. 

Ik ben benieuwd welke persoonlijke ontmoetingen jij vervangt met digitale middelen, en welke persoonlijke ontmoetingen jij persoonlijk blijft doen?  

Met mijn blogs wil ik tips delen die jou Rust en Resultaat kunnen brengen in je gesprekken, zodat jij je zakelijke gesprekken beter, effectiever, en doelgerichter kunt voeren.  Wil je hulp om je gesprekken meer zelfverzekerd te voeren?  Dat kan! Bijvoorbeeld in een individuele 1 op 2 training van 2 uur met mij en een ervaren actrice.. Maak nader kennis en meld je aan op  www.JvtS.nl  Of bel me op 06-41 52 78 35        Een hartelijke groet van Jacqueline!