Twaalf tips die jou RUST brengen in je gesprekken

Twaalf tips die jou RUST brengen in je gesprekken

Als ik mensen vraag wat hen het meest hindert in het voeren van goede zakelijke gesprekken, dan  is dat niet het gebrek aan gesprekstechnieken, of niet weten hoe ze het gesprek moeten aanpakken. Nee, het is de onrust eromheen die de meeste energie kost. Herken je dit? Dan kunnen deze tips jou waarschijnlijk helpen om meer rust in je gesprekken te brengen en effectiever te zijn.

1.       Omschrijf je doel helder bij het maken van de afspraak.
Het dwingt je om zelf goed na te denken over het doel van je gesprek. Als je het doel in één zin kunt benoemen, dan ben je goed genoeg voorbereid. Heel helder weten wat je wilt in dit gesprek brengt rust.

2.       Omschrijf wat je wilt bereiken
Beslis voor jezelf: wat wil ik bereiken, zowel op inhoud als op de relatie met de ander.  Wanneer is het gesprek geslaagd? Als je alles eruit heb gehaald wat erin zit? Als je op een deel een concrete toezegging hebt?  Als je de werkrelatie met de ander hebt verstevigd? Wanneer ben je tevreden? (voor nu, volgende week kan er een nieuw doel zijn, sommige processen gaan nou eenmaal in stappen).

3.       Kom op tijd
Het lijkt een open deur. Toch brengt het rust als je precies op tijd arriveert. Gehaast binnen komen hollen terwijl de ander al koffie gehaald heeft is als een valse start en creëert onrust.

4.       Plan een rust-kwartiertje in je agenda
Plan in je agenda meer tijd dan je denkt nodig te hebben. Vooraf: dan kun je je even voorbereiden, wat waren mijn doelen ook alweer? En achteraf. Als het gesprek onverwacht iets langer duurt kun je daar de tijd voor nemen, in plaats van op je horloge te kijken en te weten dat over 3 minuten je volgende afspraak zit te wachten.  Als je tijdig klaar bent is het kwartier je ‘leertijd’ om terug te kijken, jezelf te complimenteren wat goed ging en te bekijken wat je een volgende keer anders zou willen doen.

5.       Sta eens stil bij hoe je de ander kent: wat voor type is het?
Bedenk dat er verschillende soorten mensen zijn :     
-  Je hebt mensen die een nieuw idee eerst willen toetsen en er daarom vragen over stellen.
- Of Ja -maar types, die eerst willen ontdekken waar de risico’s zitten.
- Je hebt mensen die denktijd nodig hebben en graag later op zaken terug willen komen.
 - Je hebt flapuits, die eerst reageren en hardop denkend en pratend hun idee ergens over vormen.

Wat voor type iemand is, bepaalt ook welke vragen of reacties ze naar jou zullen uiten. Soms gaan die over de inhoud, soms komen ze voort aannames. Vraag maar eens door waar de vraag vandaan komt, dan merk je wel wat er speelt. Als de ander zich gehoord voelt zal die het idee meer serieus nemen. En serieus genomen worden brengt rust.

6.       Wees nieuwsgierig: stel open vragen aan de ander
Welke mogelijkheden of bezwaren zie jij? Hoe zou het er volgens jou uit kunnen zien? Welke problemen zou dit in jouw beleving kunnen oplossen?  Zo krijg je waarschijnlijk ook informatie waar je zelf nog niet aan gedacht hebt. Bereid een aantal vragen voor die je zou kunnen stellen, en laat je verder leiden door je nieuwsgierigheid en interesse in het standpunt van de ander.

7.       LSD – Luisteren, samenvatten, doorvragen
Een eeuwenoude gesprekstechniek die nog steeds dagelijks zijn waarde bewijst doordat hij rust brengt. LSD betekent dat je echt moet luisteren naar de ander. Samenvattend kun je toetsen of je de ander goed begrepen hebt (die voelt zich gehoord) en het leidt veelal tot nuttige vervolgvragen. En bovenal stopt het even je eigen gedachten en reactie, zodat je daarna opnieuw koers kunt kiezen in je gesprek.

8.       Streef naar voordeel voor beide: win-win
Laat de ander merken dat je streeft naar voordeel voor jullie beide. Spreek dat uit en stel hardop de vraag: welke voordeel zou hier voor ons beide aan zitten? Het maakt ook dat er een gezamenlijk in het gesprek komt, die de energie richt op ‘samen met elkaar’ in plaats van ‘tegenover elkaar’. Neem gerust de tijd om erover te denken en spreek af wanneer je erop terugkomt.

9.       Accepteer dat er wellicht toch onrust in je gesprek sluipt
Zodra je je ergert aan onrust in je gesprekken, zal dit in het algemeen de onrust vergroten. Accepteer dat er soms onrustige delen in een gesprek zitten en accepteer dat het erbij hoort. Ik kom maar zelden mensen tegen die altijd rust ervaren in al hun gesprekken. Logisch is het om bij ieder gesprek te streven naar meer rust dan voorheen. Ieder gesprek een stapje beter. Soms is gesprekken voeren net een proces waarbij je twee stappen vooruit gaat en dan weer een stap achteruit. Als het over het geheel genomen maar progressie in zit.

10.   Maak afspraken met je gesprekspartner en vat de afspraken samen.
Dit helpt om eventuele ‘ruis’ in de communicatie tegen te gaan en je maakt de afspraken heel concreet door ze samen te vatten en misschien zelfs op te schrijven. Waar nodig: maak een vervolgafspraak om losse eindjes aan elkaar te knopen.

11.   Complimenteer jezelf voor wat er goed ging
Met onze Hollandse Calvinistische achtergrond (voor de meeste van ons) zijn we geneigd te kijken naar wat er niet goed ging. Dat mag, mits je jezelf ook complimenteert voor wat er wel goed ging. Dat houdt het gesprek in balans en brengt rust.

12.   Kies één ding om een volgend gesprek anders te doen
Houd de veranderingen die je jezelf voorneemt behapbaar: beter één verandering die goed gaat (dat motiveert) dan drie veranderingen die mislukken (dat stelt teleur).

Ga in je eerstvolgende gesprek met deze tips aan de slag: neem desnoods een spiekbrief mee.
Ik weet zeker dat je er baat bij zult hebben. 

Staat de tip die jou helpt er niet bij?

Laat het me weten, dan kan ik ‘m toevoegen aan de lijst!

Veel succes met je gesprekken!

Met mijn blogs wil ik tips delen die jou Rust en Resultaat kunnen brengen in je gesprekken, zodat jij je zakelijke gesprekken beter, effectiever, en doelgerichter kunt voeren.  Wil je hulp om je gesprekken meer zelfverzekerd te voeren, zodat je meer Rust en Resultaat bereikt?  Dat kan! Bijvoorbeeld in een individuele 1 op 2 training van 2 uur met mij en een ervaren actrice.. Maak nader kennis en meld je aan op  www.JvtS.nl  Of bel me op 06-41 52 78 35        Een hartelijke groet van Jacqueline!

Blinde vlek

Hoe ik mijn eigen drempel opwierp … én weer weghaalde !

Recent heb ik zelf weer eens aan den lijve mogen ervaren wat ik deelnemers leer in trainingen: 

Als  een gesprek stroef verloopt en je wilt het anders, heeft het zin heeft om te achterhalen wat er ‘onder de waterlijn’ speelt.  Voor wie de ijsbergtheorie niet kent hier een ultrakorte samenvatting: 

Je vergelijkt de inhoud van een gesprek met een ijsberg.
Boven de waterlijn is alles wat zichtbaar is: gedrag, kennis, de woorden die worden uitgesproken in een gesprek en hun betekenis. Onder de waterlijn is alles wat onuitgesproken blijft: afspraken hoe wij met elkaar omgaan, persoonlijke overtuigingen over het onderwerp, over hoe het hoort, emoties, je normen en waarden en je ervaringen uit het verleden. 

Onrustig 
Ik was in gesprek met een opdrachtgever waar ik in de eerste gesprekken een beetje nerveus  van werd. Ik kreeg weinig hoogte van haar en vond het lastig om contact te maken. Dat maakte dat ik wat afwachtend reageerde en ik achteraf bedacht: het was geen slecht gesprek, maar het had effectiever gekund.  En belangrijker nog: ik was onrustig en daar wilde ik graag vanaf.

Ik kwam er niet goed achter waar mijn onrust precies vandaan kwam en wat ik eraan kon doen. Dus besloot ik deze 'blinde vlek' met een collega te bespreken. Haarscherp analyseerde zij:  Ik wil heel graag goed contact maken voordat ik essentiële zaken bespreek. Terwijl deze opdrachtgever iemand is, die zaken wil bespreken en geen ruimte maakt voor persoonlijk contact omdat zij een overvolle agenda heeft. En dat voelt stroef.

Hoe dan wel?
Na het overleg met mijn collega ging ik met een nieuw voornemen met de opdrachtgever in gesprek. Ik besloot mijn streven naar goed contact los te laten en het gesprek meer zakelijk te starten: agendapunten, tijdbewaking regelen, checken of zij aanvullende agendapunten had, de inhoud en afspraken strak bewaken  ….  om bij haar stijl aan te sluiten. 

Het resultaat  Het wonderlijke was dat ik daarmee aansloot bij hoe zij in elkaar steekt en dat dat ruimte maakte voor persoonlijk contact, een grapje tussendoor, het gemakkelijk bespreken van een lastig onderwerp dat ik op de agenda had staan …. én we waren binnen de afgesproken tijd klaar. Het gesprek liep verrassend soepel. We kregen waar we beide op uit waren:  alle agendapunten bespreken én persoonlijk contact maken.

Rust én resultaat in het gesprek en met een tevreden gevoel naar huis !

Welke blinde vlek heb jij?
En met wie ga jij in gesprek om die blinde vlek op te sporen?

Met mijn blogs wil ik tips delen die jou Rust en Resultaat kunnen brengen in je gesprekken, zodat jij je zakelijke gesprekken beter, effectiever, en doelgerichter kunt voeren. Wil je hulp om je gesprekken meer zelfverzekerd te voeren, zodat je meer Rust en Resultaat bereikt?  Dat kan! Bijvoorbeeld in een individuele 1 op 2 training. Maak nader kennis en meld je aan op  www.JvtS.nl  Of bel me op 06-41 52 78 35        Een hartelijke groet van Jacqueline!

Complimenten

Een cadeautje in mijn tas … over de kracht van complimenten

Niet lang geleden vond  ik na een trainingsdag in mijn tas een ingepakt cadeautje. Ik pakte het uit en vond een doosje Merci chocolaatjes met een briefje: “ Ik heb van de training genoten. Ik hoop dat jij hiervan net zo geniet.” Wat een leuke verrassing was dit! 

Tijdens de training werkten we aan ‘complimenten geven en ontvangen’. Een leuk en spannend onderwerp. Leuk omdat het geven van complimenten aan elkaar zo’n positieve energie geeft, en spannend omdat een goed compliment geven een kwetsbaar moment kan zijn, in contact met de ander. In onze cultuur zijn we geneigd om te kijken naar wat er beter kan, in plaats van te complimenteren voor wat er goed gaat.  Als we een compliment krijgen gaan we soms toelichten waarom het compliment niet nodig is. Probeer eens alleen ‘Dank je wel’ te zeggen …

Complimenten worden wel de ‘Vitamine C voor de werknemer’ genoemd. Ik noem ze liever ‘Vitamine C voor de mens’, want ook kinderen, partners, ouders, vrienden en vriendinnen, schoonvaders en  -moeders knappen er van op.  Denk maar eens terug aan de laatste keer dat je zelf een compliment kreeg, dat deed je goed, of niet? 

Wanneer komt een compliment nou echt aan?

• Een goed compliment moet echt zijn (niet bedacht of alleen voor het effect)

• Kies een goed moment en een manier die bij de ontvanger past
  (niets zo vervelend als je een hekel hebt aan in het voetlicht staan, als een publiek compliment!)

• Het compliment bestaat uit drie elementen:

1. Het gedrag dat je hebt gezien en gewaardeerd
2. Het effect dat dat had op jou, of je omgeving
3. Het gevolg ervan voor de betrokkenen

Bijvoorbeeld:
“Jan, wat goed van je dat je extra tijd in het project hebt gestopt. Daardoor hebben we de krappe deadline gehaald. De klant was blij verrast en het heeft de relatie goed gedaan. Fijn om je erbij te hebben in het team. Dank je wel. ”

Een oprecht compliment brengt energie en daar knap je beide van op, dus.....

Wie ga jij vandaag een compliment geven?

Met mijn blogs wil ik tips delen die jou Rust en Resultaat kunnen brengen in je gesprekken, zodat jij je zakelijke gesprekken beter, effectiever, en doelgerichter kunt voeren Wil jij je gesprekken effectiever en meer zelfverzekerd  voeren, zodat je meer Rust en Resultaat bereikt?  Dat kan! Bijvoorbeeld in een individuele 1 op 2 training. Maak nader kennis en meld je aan op  www.JvtS.nl  Of bel me op 06-41 52 78 35        Een hartelijke groet van Jacqueline!