Praat jij over je collega, of met je collega?

Over feedback geven…

Ieder kantoor kent ze, jij misschien ook:  de collega die steevast te laat komt, mensen met een slechte adem, de collega die vaak zeurt dat dingen niet goed gaan maar niet bereid is er zelf iets aan te doen, of ander collega-gerelateerd-kantoor-ongemak.  Ergernissen komen overal voor waar mensen langdurig bij elkaar zijn. Dus ook op kantoor. Vaak worden deze ergernissen met collega’s besproken, maar niet met de betreffende collega zelf….  

Hoe komt het toch dat het zo lastig is om te bespreken?

 

Een reden kan zijn dat je de ander niet wilt kwetsen, of dat je eigenlijk niet durft, en dat je daarom vindt dat het de taak is van je leidinggevende om dergelijke zaken te bespreken. Er worden soms grappen over gemaakt: “we proberen het met humor op te lossen….”. 

En als niemand het eigenhandig aandurft wordt er soms besloten  dat iemand namens het team het woord zal voeren…  “we hebben het erover gehad en we vinden dat je moet weten dat…..”

Meestal hebben deze strategieën niet het gewenste effect en als het tegenzit voelt je collega zich nog gekwetst ook. Ik ben ervan overtuigd dat deze zaken bespreekbaar te maken zijn en dat het ook het meest respectvol en collegiaal is om het WEL te bespreken. 

Wordt het daarmee een minder lastig gesprek? Nee.
Zo’n gesprek is soms ook eng, kwetsbaar, lastig……  en het is ook mogelijk. 

Wat is ervoor nodig om hiervan een goed gesprek te maken?

Je kiest een handig moment, bv  als je met z’n tweeën bent en de ergernis op dat moment speelt. Ook helpt het als je oprecht contact maakt en als je in de ik-vorm spreekt:

 “Ik vind het lastig om dit te zeggen, maar ik merk dat je adem niet fris ruikt. Ik kan daardoor niet goed naar je verhaal luisteren. Het leidt me af en dat vind ik jammer, want we werken samen aan…”  

Bij dit soort gesprekken geldt:  

1.  Door  in te gaan op de feiten of het gedrag, vertel je wat jou hindert.
   “ik merk dat je adem niet fris ruikt”
2. Door te beschrijven wat het effect op jou is.
   “Ik kan daardoor niet goed naar je verhaal luisteren…”
3. Door het gevolg te beschrijven maak je duidelijk hoe het impact heeft op jullie werk.
   “… het leidt me af en dat vind ik jammer, want we werken samen aan….”
4. En ook: Geef geen ongevraagde oplossingen (zoals zogenaamd nonchalant een pepermuntje).

Als de persoon zich realiseert wat er aan de hand is, voelt hij zich misschien wel ongemakkelijk….
En vindt hij vaak wel een oplossing. Als hij er niet uitkomt, vraagt hij misschien wel om advies. Dan kun je meedenken in oplossingen. 

Ik ben ervan overtuigd dat het bespreken van ergernissen helpt om respectvol met elkaar om te gaan. Dat het samen in gesprek gaan helpt om als team goed te kunnen werken en het ondertussen prettig te hebben met elkaar. Dat helpt om gezond en met plezier te kunnen werken. 

Over wie praat jij wel eens, met wie je eigenlijk in gesprek zou moeten gaan?

Met mijn blogs wil ik tips delen die jou Rust en Resultaat kunnen brengen in je gesprekken, zodat jij je zakelijke gesprekken beter, effectiever, en doelgerichter kunt voeren.  Wil je hulp om je gesprekken meer zelfverzekerd te voeren?  Dat kan! Bijvoorbeeld in een individuele 1 op 2 training van 2 uur met mij en een ervaren actrice.. Maak nader kennis en meld je aan op  www.JvtS.nl  Of bel me op 06-41 52 78 35        Een hartelijke groet van Jacqueline!

7 redenen om elkaar persoonlijk te ontmoeten

In het afgelopen jaar heb ik geëxperimenteerd met diverse digitale manieren van werken en  overleg. Ik had weliswaar een smartphone, maar verder dan internet, mail, telefoon en LinkedIn ging mijn digitale gebruik niet. 

Met een glimlach dacht ik laatst terug aan een vriendin, die ‘early adaptor’ was van SMS, die me jaren geleden vreselijk irriteerde omdat zij beweerde dat SMS ook voor mij op den duur een deel van het telefoonverkeer ging vervangen, omdat het snel en handig was. Ik ging vol op de rem bij deze overbodige nieuwerwetsigheid die zij mij probeerde aan te smeren!   
Een beetje zoals in dit filmpje hoe men in 1999 aankeek tegen het nut van de mobiele telefoon ;-)

Dit jaar vond ik het tijd mezelf de eenentwintigste eeuw in te lanceren en ben ik aan het experimenteren gegaan:  Telefacing, Google hangout, Skype, Twitter, Pinterest, Hootsuite.  Ik heb een filmpje opgenomen en op mijn website gezet, heb webinars gevolgd en zelf mijn eerste webinar gegeven!  

Ik had een heleboel leuke en interessante ervaringen en ook had ik regelmatig last van TRA, Technology Related Anger: als de technologie niet werkte zoals het bedoeld was, of ik niet snel genoeg naar mijn zin snapte wat ik aan het doen was…..

Ik gaf mijn geboortejaar altijd de schuld dat ik nogal hecht aan ‘ouderwets’ persoonlijk contact, maar tot mijn stomme verbazing vond ik deze cijfers (Infographic http://bit.ly/1C60gQ8):

• 80% van de Millennials (geboren tussen 1980 en 2000) blijkt erg  te hechten aan persoonlijke ontmoetingen, tegenover 78% van de Generatie X-ers (geboren tussen 1960-1980)!
• 87% van de werkende professionals is ervan overtuigd dat persoonlijke ontmoetingen noodzakelijk zijn om een zakelijke deal te sluiten
• 95% van de werkende professionals gelooft dat persoonlijke ontmoetingen vruchtbaar zijn voor het onderhouden van succesvolle zakelijke relaties
• Toch spendeert 47% van ondernemers er minder tijd aan dan 5 jaar geleden
• Ook zegt 47% dat ze een contract of klant zijn kwijtgeraakt omdat ze te weinig persoonlijk contact hadden. …

Ik ben er inmiddels van overtuigd dat digitale manieren van communicatie een prachtige aanvulling zijn. Het persoonlijke gesprek zal er nooit overbodig door worden, niet privé, en niet op het werk. Waarom niet? Omdat sommige informatie verloren gaat via technologie en omdat we voldoende vertrouwen willen hebben in de ander voordat we met elkaar in zee gaan. 

Voor het opbouwen van vertrouwen is communicatie nodig, en communicatie verloopt via veel meer kanalen dan woorden. Onze lijfelijke aanwezigheid speelt daarin een grote rol. Die doet maar voor een deel mee als we via digitale media communiceren:

1. Elkaars emoties peilen gaat vaak via lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen en die zijn vaak op virtuele bijeenkomsten niet te zien.
2. Mensen toetsen hoe hun ideeën worden ontvangen o.a. door de snelheid waarmee anderen reageren op hun ideeën. Door technische vertragingen gaat een deel van deze informatie verloren.
3. Tijdens persoonlijke bijeenkomsten worden pauzes en onderonsjes vaak gebruikt om meningen te vormen en beslissingen te nemen.  Dat gaat niet bij virtuele bijeenkomsten (sterker nog: gemiddeld 60% van de deelnemers aan virtuele meetings doet onderwijl iets anders  - mail, googelen, agenda bijwerken - tenzij directe interactie van ze gevraagd wordt).
4. Humor en andere interpersoonlijke interactie kan tijdens virtuele vergaderingen nauwelijks, terwijl die nodig zijn voor het opbouwen van vertrouwen en samenwerking.
5. Onderzoek toont aan dat mensen het nodig vinden om iemand persoonlijk mee te maken om een oordeel te vormen over elkaars capaciteiten en vaardigheden.
6. Dit zijn overigens ook de dingen die contact met andere mensen leuk maken 
7. Hierdoor voel je je meestal onderdeel van een groter geheel…

En sommige dingen kunnen simpelweg niet vervangen worden door technologie:
Aan een handdruk kun je ‘voelen’ wie iemand is en wat jouw reactie is op de persoon. Bovendien stimuleert een handdruk het beloningscentrum van je hersenen, waardoor je allebei meer voor elkaar open kunt staan. Bij fysieke aanwezigheid kun je sociale nuances beter interpreteren. Bovendien kunnen beide personen zich bij persoonlijke ontmoetingen beter  kenbaar maken en is de kans op een positieve impressie groter.  Lichaamstaal kan maar voor een deel worden overgebracht via digitale middelen, omdat je de ander niet in zijn geheel ziet. Iemands aanwezigheid voelen is onderdeel van je waarneming, bewust of niet en daarvoor moet je toch lijfelijk bij elkaar zijn. 

Kortom: het is zo actueel als wat om elkaar óók persoonlijk te blijven ontmoeten!
Ieder communicatie medium heeft zijn eigen waarde. De kracht zit ‘m in de combinatie van kanalen. Kies het medium dat past bij het doel dat je voor ogen hebt. Soms is dat digitaal, soms is dat fysiek. 

Ik ben benieuwd welke persoonlijke ontmoetingen jij vervangt met digitale middelen, en welke persoonlijke ontmoetingen jij persoonlijk blijft doen?  

Met mijn blogs wil ik tips delen die jou Rust en Resultaat kunnen brengen in je gesprekken, zodat jij je zakelijke gesprekken beter, effectiever, en doelgerichter kunt voeren.  Wil je hulp om je gesprekken meer zelfverzekerd te voeren?  Dat kan! Bijvoorbeeld in een individuele 1 op 2 training van 2 uur met mij en een ervaren actrice.. Maak nader kennis en meld je aan op  www.JvtS.nl  Of bel me op 06-41 52 78 35        Een hartelijke groet van Jacqueline!

Twaalf tips die jou RUST brengen in je gesprekken

Twaalf tips die jou RUST brengen in je gesprekken

Als ik mensen vraag wat hen het meest hindert in het voeren van goede zakelijke gesprekken, dan  is dat niet het gebrek aan gesprekstechnieken, of niet weten hoe ze het gesprek moeten aanpakken. Nee, het is de onrust eromheen die de meeste energie kost. Herken je dit? Dan kunnen deze tips jou waarschijnlijk helpen om meer rust in je gesprekken te brengen en effectiever te zijn.

1.       Omschrijf je doel helder bij het maken van de afspraak.
Het dwingt je om zelf goed na te denken over het doel van je gesprek. Als je het doel in één zin kunt benoemen, dan ben je goed genoeg voorbereid. Heel helder weten wat je wilt in dit gesprek brengt rust.

2.       Omschrijf wat je wilt bereiken
Beslis voor jezelf: wat wil ik bereiken, zowel op inhoud als op de relatie met de ander.  Wanneer is het gesprek geslaagd? Als je alles eruit heb gehaald wat erin zit? Als je op een deel een concrete toezegging hebt?  Als je de werkrelatie met de ander hebt verstevigd? Wanneer ben je tevreden? (voor nu, volgende week kan er een nieuw doel zijn, sommige processen gaan nou eenmaal in stappen).

3.       Kom op tijd
Het lijkt een open deur. Toch brengt het rust als je precies op tijd arriveert. Gehaast binnen komen hollen terwijl de ander al koffie gehaald heeft is als een valse start en creëert onrust.

4.       Plan een rust-kwartiertje in je agenda
Plan in je agenda meer tijd dan je denkt nodig te hebben. Vooraf: dan kun je je even voorbereiden, wat waren mijn doelen ook alweer? En achteraf. Als het gesprek onverwacht iets langer duurt kun je daar de tijd voor nemen, in plaats van op je horloge te kijken en te weten dat over 3 minuten je volgende afspraak zit te wachten.  Als je tijdig klaar bent is het kwartier je ‘leertijd’ om terug te kijken, jezelf te complimenteren wat goed ging en te bekijken wat je een volgende keer anders zou willen doen.

5.       Sta eens stil bij hoe je de ander kent: wat voor type is het?
Bedenk dat er verschillende soorten mensen zijn :     
-  Je hebt mensen die een nieuw idee eerst willen toetsen en er daarom vragen over stellen.
- Of Ja -maar types, die eerst willen ontdekken waar de risico’s zitten.
- Je hebt mensen die denktijd nodig hebben en graag later op zaken terug willen komen.
 - Je hebt flapuits, die eerst reageren en hardop denkend en pratend hun idee ergens over vormen.

Wat voor type iemand is, bepaalt ook welke vragen of reacties ze naar jou zullen uiten. Soms gaan die over de inhoud, soms komen ze voort aannames. Vraag maar eens door waar de vraag vandaan komt, dan merk je wel wat er speelt. Als de ander zich gehoord voelt zal die het idee meer serieus nemen. En serieus genomen worden brengt rust.

6.       Wees nieuwsgierig: stel open vragen aan de ander
Welke mogelijkheden of bezwaren zie jij? Hoe zou het er volgens jou uit kunnen zien? Welke problemen zou dit in jouw beleving kunnen oplossen?  Zo krijg je waarschijnlijk ook informatie waar je zelf nog niet aan gedacht hebt. Bereid een aantal vragen voor die je zou kunnen stellen, en laat je verder leiden door je nieuwsgierigheid en interesse in het standpunt van de ander.

7.       LSD – Luisteren, samenvatten, doorvragen
Een eeuwenoude gesprekstechniek die nog steeds dagelijks zijn waarde bewijst doordat hij rust brengt. LSD betekent dat je echt moet luisteren naar de ander. Samenvattend kun je toetsen of je de ander goed begrepen hebt (die voelt zich gehoord) en het leidt veelal tot nuttige vervolgvragen. En bovenal stopt het even je eigen gedachten en reactie, zodat je daarna opnieuw koers kunt kiezen in je gesprek.

8.       Streef naar voordeel voor beide: win-win
Laat de ander merken dat je streeft naar voordeel voor jullie beide. Spreek dat uit en stel hardop de vraag: welke voordeel zou hier voor ons beide aan zitten? Het maakt ook dat er een gezamenlijk in het gesprek komt, die de energie richt op ‘samen met elkaar’ in plaats van ‘tegenover elkaar’. Neem gerust de tijd om erover te denken en spreek af wanneer je erop terugkomt.

9.       Accepteer dat er wellicht toch onrust in je gesprek sluipt
Zodra je je ergert aan onrust in je gesprekken, zal dit in het algemeen de onrust vergroten. Accepteer dat er soms onrustige delen in een gesprek zitten en accepteer dat het erbij hoort. Ik kom maar zelden mensen tegen die altijd rust ervaren in al hun gesprekken. Logisch is het om bij ieder gesprek te streven naar meer rust dan voorheen. Ieder gesprek een stapje beter. Soms is gesprekken voeren net een proces waarbij je twee stappen vooruit gaat en dan weer een stap achteruit. Als het over het geheel genomen maar progressie in zit.

10.   Maak afspraken met je gesprekspartner en vat de afspraken samen.
Dit helpt om eventuele ‘ruis’ in de communicatie tegen te gaan en je maakt de afspraken heel concreet door ze samen te vatten en misschien zelfs op te schrijven. Waar nodig: maak een vervolgafspraak om losse eindjes aan elkaar te knopen.

11.   Complimenteer jezelf voor wat er goed ging
Met onze Hollandse Calvinistische achtergrond (voor de meeste van ons) zijn we geneigd te kijken naar wat er niet goed ging. Dat mag, mits je jezelf ook complimenteert voor wat er wel goed ging. Dat houdt het gesprek in balans en brengt rust.

12.   Kies één ding om een volgend gesprek anders te doen
Houd de veranderingen die je jezelf voorneemt behapbaar: beter één verandering die goed gaat (dat motiveert) dan drie veranderingen die mislukken (dat stelt teleur).

Ga in je eerstvolgende gesprek met deze tips aan de slag: neem desnoods een spiekbrief mee.
Ik weet zeker dat je er baat bij zult hebben. 

Staat de tip die jou helpt er niet bij?

Laat het me weten, dan kan ik ‘m toevoegen aan de lijst!

Veel succes met je gesprekken!

Met mijn blogs wil ik tips delen die jou Rust en Resultaat kunnen brengen in je gesprekken, zodat jij je zakelijke gesprekken beter, effectiever, en doelgerichter kunt voeren.  Wil je hulp om je gesprekken meer zelfverzekerd te voeren, zodat je meer Rust en Resultaat bereikt?  Dat kan! Bijvoorbeeld in een individuele 1 op 2 training van 2 uur met mij en een ervaren actrice.. Maak nader kennis en meld je aan op  www.JvtS.nl  Of bel me op 06-41 52 78 35        Een hartelijke groet van Jacqueline!

Blinde vlek

Hoe ik mijn eigen drempel opwierp … én weer weghaalde !

Recent heb ik zelf weer eens aan den lijve mogen ervaren wat ik deelnemers leer in trainingen: 

Als  een gesprek stroef verloopt en je wilt het anders, heeft het zin heeft om te achterhalen wat er ‘onder de waterlijn’ speelt.  Voor wie de ijsbergtheorie niet kent hier een ultrakorte samenvatting: 

Je vergelijkt de inhoud van een gesprek met een ijsberg.
Boven de waterlijn is alles wat zichtbaar is: gedrag, kennis, de woorden die worden uitgesproken in een gesprek en hun betekenis. Onder de waterlijn is alles wat onuitgesproken blijft: afspraken hoe wij met elkaar omgaan, persoonlijke overtuigingen over het onderwerp, over hoe het hoort, emoties, je normen en waarden en je ervaringen uit het verleden. 

Onrustig 
Ik was in gesprek met een opdrachtgever waar ik in de eerste gesprekken een beetje nerveus  van werd. Ik kreeg weinig hoogte van haar en vond het lastig om contact te maken. Dat maakte dat ik wat afwachtend reageerde en ik achteraf bedacht: het was geen slecht gesprek, maar het had effectiever gekund.  En belangrijker nog: ik was onrustig en daar wilde ik graag vanaf.

Ik kwam er niet goed achter waar mijn onrust precies vandaan kwam en wat ik eraan kon doen. Dus besloot ik deze 'blinde vlek' met een collega te bespreken. Haarscherp analyseerde zij:  Ik wil heel graag goed contact maken voordat ik essentiële zaken bespreek. Terwijl deze opdrachtgever iemand is, die zaken wil bespreken en geen ruimte maakt voor persoonlijk contact omdat zij een overvolle agenda heeft. En dat voelt stroef.

Hoe dan wel?
Na het overleg met mijn collega ging ik met een nieuw voornemen met de opdrachtgever in gesprek. Ik besloot mijn streven naar goed contact los te laten en het gesprek meer zakelijk te starten: agendapunten, tijdbewaking regelen, checken of zij aanvullende agendapunten had, de inhoud en afspraken strak bewaken  ….  om bij haar stijl aan te sluiten. 

Het resultaat  Het wonderlijke was dat ik daarmee aansloot bij hoe zij in elkaar steekt en dat dat ruimte maakte voor persoonlijk contact, een grapje tussendoor, het gemakkelijk bespreken van een lastig onderwerp dat ik op de agenda had staan …. én we waren binnen de afgesproken tijd klaar. Het gesprek liep verrassend soepel. We kregen waar we beide op uit waren:  alle agendapunten bespreken én persoonlijk contact maken.

Rust én resultaat in het gesprek en met een tevreden gevoel naar huis !

Welke blinde vlek heb jij?
En met wie ga jij in gesprek om die blinde vlek op te sporen?

Met mijn blogs wil ik tips delen die jou Rust en Resultaat kunnen brengen in je gesprekken, zodat jij je zakelijke gesprekken beter, effectiever, en doelgerichter kunt voeren. Wil je hulp om je gesprekken meer zelfverzekerd te voeren, zodat je meer Rust en Resultaat bereikt?  Dat kan! Bijvoorbeeld in een individuele 1 op 2 training. Maak nader kennis en meld je aan op  www.JvtS.nl  Of bel me op 06-41 52 78 35        Een hartelijke groet van Jacqueline!

Complimenten

Een cadeautje in mijn tas … over de kracht van complimenten

Niet lang geleden vond  ik na een trainingsdag in mijn tas een ingepakt cadeautje. Ik pakte het uit en vond een doosje Merci chocolaatjes met een briefje: “ Ik heb van de training genoten. Ik hoop dat jij hiervan net zo geniet.” Wat een leuke verrassing was dit! 

Tijdens de training werkten we aan ‘complimenten geven en ontvangen’. Een leuk en spannend onderwerp. Leuk omdat het geven van complimenten aan elkaar zo’n positieve energie geeft, en spannend omdat een goed compliment geven een kwetsbaar moment kan zijn, in contact met de ander. In onze cultuur zijn we geneigd om te kijken naar wat er beter kan, in plaats van te complimenteren voor wat er goed gaat.  Als we een compliment krijgen gaan we soms toelichten waarom het compliment niet nodig is. Probeer eens alleen ‘Dank je wel’ te zeggen …

Complimenten worden wel de ‘Vitamine C voor de werknemer’ genoemd. Ik noem ze liever ‘Vitamine C voor de mens’, want ook kinderen, partners, ouders, vrienden en vriendinnen, schoonvaders en  -moeders knappen er van op.  Denk maar eens terug aan de laatste keer dat je zelf een compliment kreeg, dat deed je goed, of niet? 

Wanneer komt een compliment nou echt aan?

• Een goed compliment moet echt zijn (niet bedacht of alleen voor het effect)

• Kies een goed moment en een manier die bij de ontvanger past
  (niets zo vervelend als je een hekel hebt aan in het voetlicht staan, als een publiek compliment!)

• Het compliment bestaat uit drie elementen:

1. Het gedrag dat je hebt gezien en gewaardeerd
2. Het effect dat dat had op jou, of je omgeving
3. Het gevolg ervan voor de betrokkenen

Bijvoorbeeld:
“Jan, wat goed van je dat je extra tijd in het project hebt gestopt. Daardoor hebben we de krappe deadline gehaald. De klant was blij verrast en het heeft de relatie goed gedaan. Fijn om je erbij te hebben in het team. Dank je wel. ”

Een oprecht compliment brengt energie en daar knap je beide van op, dus.....

Wie ga jij vandaag een compliment geven?

Met mijn blogs wil ik tips delen die jou Rust en Resultaat kunnen brengen in je gesprekken, zodat jij je zakelijke gesprekken beter, effectiever, en doelgerichter kunt voeren Wil jij je gesprekken effectiever en meer zelfverzekerd  voeren, zodat je meer Rust en Resultaat bereikt?  Dat kan! Bijvoorbeeld in een individuele 1 op 2 training. Maak nader kennis en meld je aan op  www.JvtS.nl  Of bel me op 06-41 52 78 35        Een hartelijke groet van Jacqueline!